A számviteli bizonylatok elektronikus tárolásának szabályai
A hatályos szabályozás szerint megorizheti-e egy cég a számviteli alapbizonylatait szkennelés után elektronikus formában – és ha igen, ennek mik a feltételei és van-e bejelentési kötelezettsége?
A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (számviteli törvény) 169. § (5) és (6) bekezdései alapján:
„Az elektronikus formában kiállított bizonylatot – a digitális archiválás szabályairól szóló jogszabály előírásainak figyelembevételével – elektronikus formában kell megőrizni, oly módon, hogy az alkalmazott módszer biztosítsa a bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét.”
„Az eredetileg nem elektronikus formában kiállított bizonylatról – a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló jogszabály előírásainak figyelembevételével – készített elektronikus másolattal az e törvény szerinti bizonylatmegőrzési kötelezettség teljesíthető, ha a másolatkészítés alkalmazott módszere biztosítja az eredeti bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét.”
Az elektronikus dokumentumok archiválásánál figyelembe kell venni:
a digitális archiválás szabályairól szóló 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet rendelkezéseit;
a számviteli törvény 167. § (7) bekezdése alapján a kontírozási információkat fizikailag vagy logikailag hozzá kell rendelni a bizonylatokhoz, amely elektronikus nyilvántartással is teljesíthető. (Bármilyen megoldást is választ egy cég, teljesülnie kell a számviteli törvényben leírt alapelveknek, így a hozzárendelésnek egyértelműnek, elválaszthatatlannak és utólag nem módosíthatónak kell lennie.)
A megőrzési kötelezettségre vonatkozó szabályok
Az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény (Art.) 78. § (8) alapján:
„A megőrzési kötelezettség az iratok eredeti példányára, vagy – ha azt jogszabály nem zárja ki – eredeti példány hiányában a jogszabályban előírt módon, elektronikus úton előállított hiteles másolatára vonatkozik. Az adóigazgatási eljárásban az irat eredeti példánya – ha annak megőrzését jogszabály nem írja elő, és adózó azzal nem rendelkezik – nem kérhető.”
Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (áfatörvény) 179. § (1) és (2) bekezdései szerint minden áfaalany köteles a birtokában levő vagy egyéb módon rendelkezésére álló okiratot legalább az adó megállapításához való jog elévüléséig megőrizni. A megőrzési kötelezettség teljesíthető a papíralapon kibocsátott okirat elektronikus formában történő megőrzésével is.
Az elektronikus formában történő bizonylatmegőrzésre vonatkozóan szigorú szabályoknak kell megfelelni, így a szkennelés önmagában nem elegendő. A jogszabályi háttérről az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet (Rendelet) rendelkezik. A Rendelet 55. §-a szerint a hiteles elektronikus dokumentum elkészítésének az alábbi követelményeknek kell megfelelni:
képi vagy tartalmi megfelelés biztosítása;
elektronikus másolat hitelesítési záradékkal történő ellátása;
a másolatkészítéssel megbízott vagy arra feljogosított személyek körét belső szabályzatban kell meghatározni;
rendelkezni kell a másolatkészítő rendszer olyan részletességű dokumentációjával, amelyből a rendszerrel szemben a Rendeletben megállapított követelmények teljesülése megállapítható, vagy a rendszer gyártója/forgalmazója által kiállított, a megfelelésre vonatkozó igazolással;
rendelkezni kell a másolatkészítés eljárási és műszaki feltételeit, valamint a kapcsolódó felelősségi kérdéseket tartalmazó másolatkészítési szabályzattal;
a másolaton minősített vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus bélyegzőt vagy elektronikus aláírást kell elhelyezni, amely elhelyezését követően az elektronikus másolaton tett módosítás érzékelhető.
A Rendelet 56. §-a alapján automatikus másolatkészítésre is lehetőség van, azaz a tartalmi ellenőrzést nem kell minden dokumentumnál elvégezni, elegendő csupán véletlenszerű mintavételezéssel meggyőződni arról, hogy a másolatkészítés rendben zajlik. Az automatikus másolatkészítés során a fentieken túl az alábbiakat kell biztosítani:
a másolatkészítés zárt rendszerben történik;
a másolatkészítő rendszer műszaki és szervezési megoldással biztosítja a másolat olvashatóságát;
mintavételes ellenőrzést végeznek a képi vagy tartalmi egyezőség biztosítása céljából;
a záradék tartalmazza az automatikus másolatkészítés tényét.
Amennyiben az eredetileg nem elektronikus formában kiállított számviteli bizonylatok elektronikus formában nem őrizhetőek meg – mert az ehhez szükséges jogszabályi feltételeknek nem tudnak megfelelni –, akkor azokat papíralapon kell megőrizni a törvények által előírt határidőig. Ebben az esetben a papíralapú bizonylathoz kell a kontírozási információt egyértelmű, az utólagos módosítás lehetőségét kizáró módon fizikailag vagy logikailag hozzárendelni. Továbbá biztosítani kell a papíralapú számlák eredetének hitelességét, tartalmának sértetlenségét és olvashatóságát.
Bejelentési kötelezettség
Az Art 1. számú mellékletének 1.13. pontja alapján:
„Az állami adó- és vámhatósághoz be kell jelenteni az adózó iratai, elektronikus alapon rendelkezésre álló bizonylatai és nyilvántartásai őrzésének helyét, ha az nem azonos az adózó székhelyével vagy lakóhelyével, valamint ha bizonylatot, könyvet, nyilvántartást online hozzáférést biztosítva, elektronikusan őrzi meg, ezt a tényt.”