Korábbi munkaviszony igazolása – segít a tavaly decemberben életbe lépett törvénymódosítás

A nyugdíjazás előtt álló munkavállalók részéről sokszor felmerülő kérdés, hogyan tudják bizonyítani a sok évvel ezelőtt valamely munkahelyen eltöltött munkaviszonyukat. A kérdés fontosságát bizonyítja, hogyha nem sikerül ezeket a munkában töltött éveket megfelelően bizonyítani, akkor:

• vagy további éveket kell még munkaviszonyban tölteniük;

• vagy kevesebb lehet a megállapítandó nyugellátás összege.

A probléma okai lehetnek:

• nem voltak a munka- és bérügyi dokumentumok fellelhetők, mert

  • a régi munkahelyként működő cég már nem létezik: végelszámolással megszűnt vagy felszámolták;

  • még létezik a cég, de az iratok selejtezésre kerültek.

• Eddig csak közvetett módon lehetett levezetni a munkaügyi és bérjellegű adatoknak az adózás, illetve beszámoló alátámasztására szolgáló dokumentumok iratőrzési szabályaiban megfogalmazott 5, illetve 8 évnél hosszabb időintervallumot.

A megoldás: a tavaly decemberben életbe lépett törvénymódosítás

2018. december 23-án lépett hatályba a társadalombiztosítási nyugellátásról szóló 1997. évi LXXXI. törvény módosítása, melynek értelmében a munkáltató köteles megőrizni a biztosított, volt biztosított biztosítási jogviszonyával összefüggő szolgálati időre vonatkozó és kereseti adatokat, illetve ezeket alátámasztó iratokat a biztosítottra, volt biztosítottra irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig. Ez a szabály a vállalkozásokra akár több 10 éves (akár 40-50 éves) kötelezettséget róhat.

Ha egy vállalkozás időközben jogutód nélkül megszűnik (pl. végelszámolás, felszámolás esetén), akkor köteles gondoskodni ezeknek az iratoknak a megőrzéséről és be kell jelentenie az iratőrzés helyét a székhelye, telephelye szerint illetékes nyugdíjbiztosítási igazgatási szervnek. A céges iratok selejtezésénél a fenti szabályt mindenképpen figyelembe kell venni.

Fontos felhívni a figyelmet arra, hogy ez a kötelezettség a munkáltatót, mint céget terheli. E szabályok végrehajtásáért a társaság mindenkori vezetése a felelős.

A munkaügyi adatok jelentős része a bérszámfejtési rendszerekben került rögzítésre, illetve ott keletkezett. Abban az esetben, ha a vállalkozásnál külső szolgáltató (könyvelő, vagy bérszámfejtő) látja el ezeket a feladatokat, fontos ezeknek a munkáltató céghez történő átadása, visszaszolgáltatása.

A GDPR szabályai szerint ugyanis az adatfeldolgozó (könyvelő, bérszámfejtő) csak addig tarthatja magánál ezeket a természetes személyeket érintő személyes adatokat és dokumentumokat, ameddig erre jogalappal rendelkezik. Azaz ebben az esetben a szerződéses kapcsolat végén a könyvelőnek

vissza kell szolgáltatnia a vonatkozó dokumentumokat, adatokat, illetve a saját rendszeréből törölni kell az adatokat.