Online számla - gyakorlati tapasztalatok

Az elektronikus számlának az áfatörvény szerint a jogszabály által előírt adatokat kell tartalmaznia és elektronikus formában kell megtörténnie a kibocsájtásnak és a befogadásnak. A fogalom egyszerűnek tűnik, azonban a gyakorlatban sok a félreértés az elektronikus számla körül.

Nagyon elterjedt megoldás, hogy a számlát számlakép formájában, jellemzően PDF fájlformátumban küldi meg az értékesítő a vevő részére. Ezt a dokumentumot hol elektronikus számlának nevezik, hol papíralapú számlának.
A jogszabályi rendelkezés alapján, amennyiben a számla elektronikus formában lementhető, akkor az már elektronikus számla lesz. Azaz ez alapján nincs semmilyen kitétel a technikára, informatikai megoldásokra, vagy a vevő számlakezelésére vonatkozóan. Azaz a PDF fájlformátumban megküldött számlánk jogszabályi szempontok alapján mindenképpen elektronikus számla lesz.

Az áfatörvény hangsúlyozza, hogy a két fél között megállapodásnak kell lennie az elektronikus számlázásról. Ennek a megállapodásnak nem szükséges előre megtörténnie, és még csak nem is feltétele az írásbeliség sem, azonban ha a vevő nem hajlandó a számlát elektronikus formában befogadni, akkor az értékesítőnek gondoskodnia kell a papíralapú számlázásról.

Előfordulhat az is, hogy bár papíralapú számlázásban egyezett meg a két fél egymással, de előzetesen elektronikusan is megküldi az értékesítő a számlát. Ebben az esetben ez nem egy hiteles számla, csupán egy tájékoztatás.

Üzleti, informatikai értelemben a számlaképet önmagában nem mindig lehet elektronikus számlának tekinteni. Amennyiben megnézzük, hogy a teljes ügyviteli folyamatban hogyan viselkedik egy számlakép és hogyan viselkedik egy számla adattartalmát informatikailag könnyen kezelhetően tartalmazó számlaadat fájl, akkor megértjük gyorsan a különbséget!

• A számlakép a számlakiállítás során teljesen úgy viselkedik, mintha papíralapú számla lenne: ugyanúgy megtörténik a számlaadatoknak egy számlaképbe történő átalakítása, melynek eredményeként grafikusan elhelyezi a program a számlaadatokat A4-es oldalra rendezve. A kibocsájtás ezt követően jellemzően e-mailen történik meg, melyet a befogadó letölti a postafiókjából és az esetek túlnyomó többségében kinyomtatja. Az elektronikus számla kinyomtatott képe alapján történik meg a számlaadatok rögzítése a vevő könyvelési rendszerében.

• Egy XML számla folyamata azonban teljesen eltérő. A számlakiállítási folyamatban sehol nem jelenik meg a számlakép. Az XML-ből bármikor lehet számlaképet generálni egy ehhez megfelelő stíluslappal és programmal. Az XML számlázás legnagyobb előnye, hogy gép állította elő és gépi úton lehet az adattartalmát értelmezni. Persze nem csupán az XML fájlformátum hordozza ezt a lehetőséget, hanem a régóta elterjedt, ugyanakkor kevéssé használt EDIFACT formátum is, de akár lehet egy gépi kommunikációra specializált JSON állomány is.

Mindezek alaján elmondható, hogy nem az a fontos, hogy egy számla mellett legyen elektronikus aláírás, hanem sokkal inkább az elektronikus számla formátuma, az elektronikus számla gépi úton történő feldolgozhatósága.