Munkaidő-nyilvántartás - hol tároljuk és hogyan vezessük?

A munkaidő-nyilvántartás vezetése a munkáltatók számára kötelező, része a munkavállalók alapvető jogainak, és éppen ezért a munkaügyi hatósági ellenőrzések gyakori, szinte megkerülhetetlen tárgya. A munkaidő-nyilvántartás hiánya vagy szabálytalan vezetése jelentős bírságkockázatot hordoz. Éppen ezért fontos tisztázni, hogy hol kell tartani és hogyan kell vezetni.

Az ellenőrzéseket végző hatóságok döntéseinek bírósági felülvizsgálatát sok esetben kérik a munkáltatók, így a kérdést a bíróságok is gyakran vizsgálják.

A Munka törvénykönyve nem határozza meg, hogy hol kell tartani a munkaidő-nyilvántartást, ez pedig ellentmondásos bírósági döntéseket eredményezett. A Kúria - felismerve széttartó gyakorlatát - az egységes ítélkezési gyakorlat biztosítása érdekében jogegységi eljárást folytatott a témában, mely során a bíróságokra kötelező módon kijelölte a követendő értelmezést.

Az ellentmondásos gyakorlat

A korábbi kúriai döntések abban egyformán foglaltak állást, hogy a Munka törvénykönyve szerint a munkaidő-nyilvántartási kötelezettség legfontosabb része az, hogy naprakészen kell vezetni. Abban azonban eltértek egymástól, hogy a naprakészség követelménye pontosan mit is jelent, miként kell azt értelmezni.

• Az egyik döntés szerint, ha a munkaidő-nyilvántartást a munkáltató nem tartja a munkavégzés helyszínén, az akadályozza a munkaidő-nyilvántartás naprakész vezetését és ellenőrizhetőségét, mivel azok fogalmilag csak az ellenőrzéssel érintett munkanapra vagy a múltra nézve értelmezhetők. A hatósági elvárás szerint a munkaidő-nyilvántartásban valós időben kell rögzíteni az adatokat, így nem tekintették naprakésznek a munkaidő-nyilvántartást, ha az ellenőrzés pillanatában nem szerepeltek benne hiánytalanul az aznapi legutolsó aktuális adatok.

• A Kúria szerint a munkaidő kezdetének és végének rögzítése során a munkaidő kezdeti időpontjának késedelmes, nem valós idejű rögzítéséből, vagyis az eseményszerű rögzítés hiányából még nem következik, hogy a munkaidő tartamának aznapi dokumentálása nem történik meg és ezáltal a naprakészség követelménye sérül. A munkaidő-nyilvántartás helyszínen tartásának követelményével azonban ettől függetlenül is egyetértett a korábbi gyakorlat mentén, és mert ezt a munkáltató saját szabályzata is előírta.

A Kúria másik, ennek ellentmondó döntése viszont azt rögzíti, hogy a munkaidő-nyilvántartás naprakész vezetésének követelményéből nem vonható le az a következtetés – tételes jogszabályi rendelkezés hiányában –, hogy annak a munkavégzés helyén ténylegesen elérhetőnek kell lennie.

A jogegységi vizsgálat

A Kúria a vizsgálatkor a munkaidő-nyilvántartásra vonatkozó hatályos törvényi rendelkezésekből és a hozzájuk fűzött jogalkotói indokolásból indult ki.

A határozat szerint ezekből az állapítható meg, hogy a naprakészség törvényi követelménye valójában nem a munkaidő-nyilvántartás vezetésének az időbeliségéhez, hanem annak tartalmához kötődő követelményt jelent. A munkaidő-nyilvántartás naprakész vezetése és annak fellelhetőségi helye között nincsen közvetlen összefüggés, így a naprakészség törvényi követelményéből nem következik, hogy a munkaidő-nyilvántartást a munkavégzés helyszínén kell tartani. Ezt az értelmezést erősíti az a jogszabályi rendelkezés is, amely lehetővé teszi a munkaidő-nyilvántartás napi vezetésének mellőzését is, ha az írásban közölt munkaidő-beosztástól nincs eltérés.

A naprakészség követelménye nem jelent nem jelent valós idejű adatrögzítési kötelezettséget. A munkaidőkezdet rögzíthető a nap végén is, utólagosan, és ebből nem következik az, hogy a munkaidő-nyilvántartás nem naprakész.

A naprakészség követelményéből azonban egyedi esetben következhet a helyben tartás kötelezettsége. 

Az ellentmondásos döntések miatt a Kúria a munkaidő-nyilvántartási kötelezettség céljából kiindulva vizsgálta, hogy a nyilvántartásnak milyen követelményeknek kell megfelelnie, szerepel-e ezek között a munkavégzési helyen tartás kötelezettsége.

A Kúria megállapította, hogy a munkaidő-nyilvántartás vezetésének kettős célja van:

• a munkaügyi ellenőrzés lehetővé tétele, amely közjogi jellegű;

• a munkavállalók pihenőidővel és munkaidővel kapcsolatos igényérvényesítésének megkönnyítése, amely magánjogi jellegű.

Ahhoz, hogy ez a kettős cél megvalósulhasson, a munkaidő-nyilvántartásnak objektívnek és megbízhatónak, azaz hitelesnek kell lennie.

A Kúria arra az álláspontra jutott, hogy a munkaidő-nyilvántartás céljaiból sem következik általános érvényű helyben tartási kötelezettség. A munkaidő-nyilvántartás ellenőrizhetőségét az adott ellenőrzés során, de nem feltétlenül az ellenőrzéssel érintett munkavégzés helyszínén kell biztosítani.

A Kúria határozata

A jogegységi eljárásban folytatott vizsgálata alapján a Kúria a határozatában megállapította, hogy a Munka törvénykönyve nem írja elő kifejezetten a munkaidő-nyilvántartás munkavégzés helyszínén tartásának munkáltatói kötelezettségét, továbbá kimondta, hogy a munkáltatónak ugyanakkor a munkaidő-nyilvántartást – a nyilvántartási kötelezettség szabályozási céljára tekintettel – objektíven, megbízhatóan, naprakészen és mindezek ellenőrzését lehetővé tévő módon kell vezetnie.