Változások jönnek az Online Számla rendszerben
Szeptember 18-án újabb, a módosító és sztornó számlákat érintő változásokat vezet be a NAV az Online Számla rendszerben.
A módosító számlák rejtett hibaforrásai
Ugyan az Online Számla adatszolgáltatási kötelezettség már nem újdonság a társaságok számára, többek között a módosító számlákra vonatkozó adatszolgáltatások kapcsán azonban még mindig gyakran jelentkeznek problémák.
Gyakori hibák a módosító számlákkal kapcsolatos számla-adatszolgáltatások során
A számla hivatkozás adatok hibája/hiányosságai: Jellemző hiba az eredeti számlaszámra (’originalInvoiceNumber’) való helytelen hivatkozás vagy magának a hivatkozásnak az elmulasztása.
Ezen túlmenően az Online Számla adatszolgáltatás során számos olyan információt is szerepeltetni kell az Adóhatóságnak beküldött XML állományokban, amelyek nem képezik részét a számlák kötelező tartalmi elemeinek, azonban technikailag mégis szükségesek a sikeres adatszolgáltatásokhoz. Módosító számláknál ilyen információ a módosítás sorszáma a számlaláncon belül, valamint annak jelzése is, hogy a módosító számlához kapcsolódó eredeti számla jelentésre került-e az Online Számla rendszerben.Módosító számla álcázása: Egyes társaságok normál számlaként jelentik le a módosító számláikat kihagyva a módosító okiratok esetén szükséges addicionális mezőket és hivatkozásokat az adatszolgáltatásból. Ezeket bár befogadja az Adóhatóság rendszere (figyelmeztető, WARN üzenettel), valójában helytelen adatszolgáltatásnak minősülnek és ebből kifolyólag egy esetleges adóhatósági ellenőrzés során mulasztási bírság kiszabásának alapját képezhetik.
Helytelen árfolyam és teljesítési dátum: Az áfa-szabályok alapján a módosító/érvénytelenítő számlák esetén a teljesítés dátumának és devizás bizonylat esetén az alkalmazott árfolyamnak is alap esetben meg kell egyeznie a kapcsolódó eredeti számla azonos adataival. Gyakran azonban ezek az adatok hibásan szerepelnek a számlával egy tekintet alá eső bizonylatokon. Ilyen eset például az, amikor az eredeti bizonylat teljesítési dátuma helyett egy új teljesítési dátum (általában a módosító számla kelte) szerepel a módosító bizonylaton vagy amikor a módosító bizonylat kiállításakor érvényes árfolyamot alkalmazzák a forint összegek kalkulálása során.
A számla tételsorainak számlaláncon belül elfoglalt helye és a módosítás logikája
Számla módosítás/érvénytelenítés esetén az adózóknak eddig két lehetőségük volt a módosítás technikai megvalósítását illetően. Választhatták azt az utat, hogy a módosító számlában mindig az eredeti számlának azon sorára hivatkoztak, amit módosítani szerettek volna vagy a módosításokat új, ún. „fikciós” tételsorként rögzítették a számlaláncolatban.
Ezentúl azonban a módosító- és érvénytelenítő számlákra vonatkozó adatszolgáltatásokban már nem hivatkozhatunk az eredeti számla azon sorszámára, amelyet módosítani szeretnénk. Ez azt jelenti, hogy a korábban említett két lehetőség közül csak a második marad.
Az online számla adatszolgáltatások terén a módosító számlák adatszolgáltatása továbbra is kiemelkedő jelentőséggel bír. A hibák elkerülése és a NAV által eszközölt változások megfelelő kezelése nemcsak a számlázási folyamatok hatékonyságát növeli, hanem a mulasztási bírság kiszabásának kockázatokat is jelentősen csökkenti.