Az üzleti év zárásához kapcsolódó jogi feladatok

Az éves beszámoló elkészítésével és az évzárással összefüggő feladatok közepette az üzleti év zárásával kapcsolatos jogi feladatokról és kötelezettségekről sem szabad megfeledkezni. Íme a legfontosabb tudnivalók.

1. Éves beszámolót elfogadó határozat előkészítése

Biztosítani szükséges, hogy az éves beszámoló elfogadására irányuló határozatok időben elkészüljenek és megfeleljenek a jogszabályi előírásoknak.

Ehhez elengedhetetlen, hogy a társaság legfőbb szervi ülését (taggyűlés, közgyűlés) szabályszerűen hívják össze és tartsák meg, annak érdekében, hogy a döntéshozatali folyamatok megfeleljenek a magyar és szükség esetén a releváns külföldi jogszabályoknak. Külföldi tulajdonos esetén különösen ügyelni kell a határozatok alaki és tartalmi részleteire. 

2. Ügyvezetői felmentvény 

A vezető tisztségviselő az ügyvezetési tevékenysége során a jogi személynek okozott károkért a szerződésszegéssel okozott kárért való felelősség szabályai szerint felel a jogi személlyel szemben.

A társaság legfőbb szerve azonban a vezető tisztségviselő kérésére a beszámoló elfogadásával egyidejűleg az előző üzleti évben kifejtett ügyvezetési tevékenység megfelelőségét megállapító felmentvényt adhat. 

Amennyiben a vezető tisztségviselő ilyen felmentvényben részesül, a vállalkozás a vezető tisztségviselővel szemben többé nem léphet fel az ügyvezetési kötelezettségek megsértésére alapozott kártérítési igénnyel, kivéve, ha a felmentvény megadásának alapjául szolgáló tények vagy adatok valótlanok, vagy hiányosak voltak. A felelős ügyvezetésnek tehát saját érdeke, hogy ezen kérdést is rendezzék a beszámoló elfogadásakor.

3. Gazdasági tevékenységhez kapcsolódó dokumentumok ellenőrzése, elkészítése

A beszámoló elfogadásához szorosan kapcsolódik a gazdasági tevékenységhez, fontos döntésekhez kapcsolódó egyes, leginkább számviteli dokumentációk ellenőrzése, elkészítése (pl.: kölcsönszerződések, a cégcsoporton belüli megállapodások írásbeli rögzítése).

Ennek során a transzferárazásra és felelősségi kérdésekre is figyelemmel kell lenni.

4. Könyvvizsgálói kinevezés megújítása 

A beszámolóhoz kapcsolódóan fontos a könyvvizsgálói megbízatások lejáratának folyamatos nyomon követése és szükség szerint megújítása, illetve ezeknek cégbírósági bejegyeztetése, hogy a pénzügyi beszámolók auditálása megfeleljen a szakmai és jogi elvárásoknak.

5. Kötelező tőkerendezés 

A saját tőke nem megfelelő mértéke esetén a szabályozás kötelezi a cégtulajdonosokat a tőkehelyzet rendezésére. 

A tőkerendezésre a jogszabály többféle lehetőséget is biztosít a társaságok számára, a meghatározott mértékű saját tőke helyreállítására megoldást jelenthet;

• a tartozáselengedés;

• pótbefizetés;

• tőkeemelés (fióktelepek esetén a külföldi vállalat által biztosított források bejelentése kapcsán)

annak érdekében, hogy a cég tőkehelyzete jogszerű legyen.

Minden cég esetében eltérő az, hogy melyik opciót lehetséges vagy érdemes megvalósítani.

6. Osztalékeltérítés szabályainak meghatározása

Amennyiben a létesítő okirattól eltérő osztalékfizetést tervez a cég, a taggyűlés kifejezett döntésére, vagy akár a létesítő okirat módosítására is szükség lehet. 

Egyes esetekben érdemes lehet a tagoknak egymás közötti, tagi (szindikátusi) megállapodásban rendezni az osztalékpolitikára vonatkozó speciális szabályokat.

7. Létesítő okirat frissítése, módosítása

Fontos, hogy a társaság létesítő okirata mindig a tükrözze a cég aktuális adatait és működési kereteit, megfeleljen a hatályos jogszabályi előírásoknak, valamint összhangban legyen a cégnyilvántartással. Így – különösen tőkerendezés vagy osztalékeltérítés esetén – annak módosítása is szükséges lehet a beszámoló elfogadásakor. 

8.Átalakulási előkészületek, cégstrukturálás

Amennyiben a cégstruktúra átalakítása tervben van, úgy az éves beszámolóhoz érdemes igazítani egy esetleges átalakulás (formaváltás, szétválás, egyesülés) előkészítését is.