Kiküldetési kisokos - mit kell tudni, ha utazni küld a főnök
Az elmúlt években több európai országban is változtak a céges kiküldetésekre vonatkozó szabályok – összegyűjtöttük a legfontosabb tudnivalókat.
Kiküldetés - fogalommeghatározás
Belföldi kiküldetés: a munkáltató által elrendelt, a tevékenységével közvetlenül összefüggő feladat ellátása érdekében szükséges hivatali, üzleti utazás. Kiküldetésnek minősül az is, ha a munkavállaló, a munkáltató utasítása alapján, külső helyszínen végzi el feladatait, például tárgyalásra, ügyfélhez, postára megy, a kiküldetés időtartamától függetlenül.
Külföldi kiküldetés, külszolgálat: a magánszemély jövedelme megszerzése céljából a kifizető tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében Magyarország területén kívül tartózkodik, és ide tartozik az ezzel kapcsolatban felmerült külföldre történő utazás is.
Milyen különbségek vannak a kiküldetések között?
A belföldi vagy külföldi célú utazás mellett az is vizsgálandó, hogy a munkavállalót a munkaszerződésétől eltérő munkakörben, munkahelyen vagy netán más munkáltatónál foglalkoztatják-e. A munkaszerződéstől eltérő alkalmazásra vonatkozó jogszabályokról a Munka Törvénykönyve rendelkezik.
Ha a kiküldetés időtartama a 15 napot meghaladja, a munkáltató köteles írásbeli tájékoztatást adni a munkavállalója részére az utazást megelőző 7 nappal korábban:
a kiküldetés időtartamáról;
a munkavégzés helyéről;
a bér és juttatás elszámolásának folyamatáról;
a hazatérés módjáról.
A munkáltató egyoldalú döntése alapján alkalmazhatja a munkavállalót a munkaszerződéstől eltérő módon, amennyiben ennek időtartama a 44 munkanapot, órában mérve a 352 munkaórát, illetőleg ennek időarányos részét nem haladja meg. Ez a korlátozás naptári évre szól, tehát az egy éven belüli kiküldetések időtartamát össze kell számolni.
Van azonban néhány kivételes helyzet, amikor a jogszabály szerint a munkavállaló hozzájárulása nélkül nem kötelezhető más helyszínen történő munkavégzésre:
a várandóssága megállapításától gyermeke 3 éves koráig;
gyermeke 16 éves koráig, ha gyermekét egyedül neveli;
hozzátartozójának tartós, személyes gondozása esetén;
a rehabilitációs szakértői szerv legalább 50 százalékos mértékű egészségkárosodását megállapította;
44 munkanapot meghaladóan a kiküldetés csak akkor jöhet létre, ha a munkáltató írásbeli megállapodást kötött a munkavállalójával.
További rendelkezések:
Ha kirendelés oka az, hogy a munkavállaló az eredeti munkakörében nem alkalmazható, akkor erre vonatkozóan szükség van egy munkaszerződés módosításra, és ennek megtörténte után a munkavállaló további foglalkoztatása már nem fog kiküldetésnek minősülni.
Külszolgálat esetén a munkavállalót vagy egy másik munkáltatóhoz, vagy cégcsoporton belüli vállalathoz helyezik ki.
Cégcsoporton belüli kirendeléskor a cégeknek meg kell állapodniuk abban, hogy ki viseli a felmerült költségeket, továbbá
ha a munkavállaló visszatér a kirendelő munkáltatójához, akkor tisztázni kell a továbbfoglalkoztatás kérdését is.
A Munka Törvénykönyve alapján a munkavállalót a külszolgálattal összefüggésben sérelem nem érheti. Amennyiben a fogadó ország szabályai kedvezőbbek, az alapján biztosítani kell:
a maximális munkaidőt, minimális pihenőidőt;
a minimális éves szabadságok számát;
a munkahelyi egészségvédelem és biztonságra szóló rendelkezéseket;
a férfiak és a nők közötti egyenlő bánásmódról szóló és más diszkriminációellenes szabályokat;
figyelembe kell venni a minimális bérszintet – a munkavállaló keresete nem lehet kevesebb, mint a fogadó országban érvényes minimálbér.
Ha a munkavállalók munkafeltételeire vonatkozó szabályok kedvezőbbek a kiküldő országban, akkor a vállalkozásnak természetesen jogában áll a kiküldetés alatt is biztosítani ezeket a feltételeket!
Társadalombiztosítási illetőség
A társadalombiztosítási jogviszony tekintetében vizsgálnunk kell, hogy a fogadó ország
az EGT tagállamai közé tartozik-e vagy
harmadik országnak minősül és szem előtt kell tartanunk a külszolgálat időtartamát is.
Ha a munkavállaló ideiglenesen kiküldetésre megy egy másik uniós tagországba, és az időtartam nem haladja meg a 2 évet, kötelezően nem kell átjelentkezni a külföldi ország tb-rendszerébe, azonban szüksége lesz európai egészségbiztosítási kártyára.
Ha a munkavállaló előre tudja, hogy 2 évet meghaladóan megy külföldre kiküldetés céljából
mentességet kérhet, hogy továbbra is Magyarország szociális ellátórendszerében maradhasson;
ha a mentességet nem kapta meg, és 24 hónapnál több időt tölt kint, akkor át kell jelentkeznie a fogadóország ellátó rendszerébe.
Ha a célország egy harmadik ország és
a célországgal Magyarországnak van szociálpolitikai vagy biztonsági egyezménye, akkor általában a munkavállaló mentesülést élvez 5 éves időtartamra a külföldi szociális ellátási rendszerbe való tartozás alól.
A célországgal Magyarországnak nincs ilyen jellegű egyezménye, a hazai szabályozás rendszerint 2 éves mentességet biztosít.
Adóügyi illetőség
A magyar jogszabályok alapján, aki magyar állampolgár, az belföldi illetőségűnek minősül. Ilyen esetben az adófizetési kötelezettség a magánszemély minden bevételére kiterjed.
Külföldi munkavégzés esetén Magyarországon is és a munkavégzés helye szerinti államban is felmerülhet adófizetési kötelezettség.
Ezeknek a helyzeteknek az elkerülése végett meg kell vizsgálni, hogy a két tagállam között van-e kettős adóztatást elkerülő egyezmény.
Az adóilletőség megállapítása során az alábbi feltételeket kell figyelembe venni:
A magánszemély melyik országban rendelkezik állandó lakóhellyel?
A magánszemély létérdekének hol található a központja (család, munka)?
A magánszemélynek hol van a szokásos tartózkodási helye?
A magánszemély melyik ország állampolgára?
Ha a munkavégzés helye nem egyezik meg az illetőség államával, akkor az alábbi esetekben a munkavégzés helye szerinti államban is adóköteles lehet a jövedelem:
ha a munkavégezés 183 napot meghaladóan történik, ÉS
a bérkifizetés a kiküldött országban történik, ÉS
a bér kifizetésével kapcsolatos költségeket a határon túli vállalat viseli.
Alapesetben a külföldön megfizetett adó összegének a 90 százalékával csökkenteni tudjuk a belföldön fizetendő személyi jövedelemadó összegét, maximum a külföldön megszerzett jövedelem után Magyarországon fizetendő adó mértékéig.
A kiküldetés elrendelése
A munkavállaló kirendelése a foglalkoztató egyoldalú döntése alapján legfeljebb 44 beosztás szerinti munkanapon keresztül történhet.
Ezt meghaladó időtartam esetén írásbeli megállapodásra van szükség a munkáltató és a munkavállaló között. A kiküldetés elrendelésének a menetéről a munkáltató belső szabályzataiban rendelkezik, melyben azonban a munkavállalót hátrányos megkülönböztetés nem érheti.
Költségtérítés / napidíj
A Munka Törvénykönyve alapján a munkáltató köteles a munkavállalónak azt a költségét megtéríteni, ami a munkaviszony teljesítésével kapcsolatban felmerült. Ilyen például a napdíj összege, melynek meghatározásakor megkülönböztetjük a belföldi-, a külföldi kiküldetésben dolgozóknak, valamint az áruszállításban részt vevő sofőröknek járó díjakat.
Belföldi kiküldetés esetén a napidíj számlával igazolt összegként vagy költségátalányként számolható el.
Átalány esetén a magánszemélyt naponta minimum bruttó 500 forint illeti meg, amennyiben a kiküldetés időtartama a 6 órát eléri, és a munkáltató a kiküldetés helyszínén nem biztosít számára étkezést.
A 6 órát meghaladó kiküldetés esetén a belföldi áru- és személyszállításkor a sofőrök és az árukísérők részére adható átalány adómentes maximális összege nettó 3000 forint, feltéve, hogy a munkáltató a kiküldetéssel kapcsolatban a munkavállaló részére más juttatást nem ad.
Külföldi kiküldetés esetén
a magánszemélyt a kint tartózkodás időtartamára napidíj, szállás-, utazás- és egyéb szükséges és indokolt költségtérítés illeti meg.
Ha a sofőrnek/árukísérőnek külföldi útja van, részükre naponta adómentesen 60 eurónak megfelelő forintösszeget adhat a munkáltató napidíj jogcímén.
Egyéb munkakörben külföldön dolgozó alkalmazottat a munkáltató saját belső szabályzatában meghatározott napidíj illeti meg.
A juttatott díj 30 százaléka, de maximum 15 eurónak megfelelő forintösszeg adómentes.
A kifizetett juttatás 70 százaléka (illetve a 15 euró feletti összeg) munkabérként adózik, így fizetési kötelezettség merül fel a felek részéről.
Kiküldetési költségtérítés csak munkavállalót illet meg, megbízási jogviszony vagy egyszerűsített foglalkoztatás keretében foglalkoztatott magánszemély esetén nem ismer el a törvény ilyesfajta térítési módot.
A költségkeretet az alapján kell megállapítani, hogy mik azok a kiadások, amit a cég fizet, és melyek azok, amik a munkavállalót terhelik. A napidíj mértékét is ennek megfelelően kell meghatározni, és azt a vállalkozás belső szabályzatában kell rögzíteni. A céget terheli többek között a munkavállaló utazási, biztosítási és szállásköltsége, ellenben a napidíjjal kell fedeznie a munkavállaló élelmezését.
A költségelszámolásnak kétféle módja van:
a vállalkozás a munkavállaló által hozott számlák alapján utólag téríti meg a költségeket,
a munkáltató utólagos elszámolásra előleget folyósít a munkavállalónak.
Az elszámolásra kiadott előleg szabályai:
az előleg kifizetésekor kiadási pénztárbizonylatot készítünk;
az előleg visszafizetésekor a teljes kiadott összegről bevételi pénztárbizonylatot kell kiállítani, és ezzel egyidejűleg a számlák és bizonylatok értékétől kiadási pénztárbizonylat készül;
a hozott bizonylatok és a teljes felvett összeg különbözetét vissza kell fizetni, így megszűnik a követelés a munkavállaló felé;
amennyiben a hozott bizonylatok összege meghaladja a korábban felvett előleg értékét, akkor kiadási pénztábizonylattal meg kell téríteni a dolgozónak a többletköltséget.
Az előleg elszámolására a visszaérkezést követően 30 nap áll a rendelkezésre!
Kiküldetési rendelvény
A felmerült költségek elszámolásához Kiküldetési rendelvényt köteles vezetni a munkáltató, a jogszabályokban meghatározott módon.
A dokumentumnak tartalmaznia kell:
a céges adatokat;
a magánszemély nevét, adóazonosító jelét;
az indulás és visszaérkezés napját;
a célországot/várost, az utazás célját;
a kiküldetéssel kapcsolatosan felmerült költségeket: számlaszám, megnevezés, valuta összege, valutanem, forintban meghatározott összeg és fizetési mód.